Khai mở tư duy Lean: Đột phá năng suất văn phòng

Bước vào vùng “chưa được cải tiến”

36 học viên đến từ hơn 20 doanh nghiệp (DN) ngành gỗ và nội thất đã hoàn thành chương trình đào tạo “Tư duy Lean & Cải tiến năng suất cho khối văn phòng trong DN ngành gỗ – Hướng đến hiệu quả và bền vững” diễn ra trong hai ngày 27 – 28/10/2025 tại Thành phố Hồ Chí Minh. Chương trình là một hoạt động trong khuôn khổ Dự án “Hệ sinh thái năng suất vì việc làm bền vững cho DN gỗ Việt  Nam” (PE4DW) do Hội Mỹ nghệ & Chế biến gỗ Thành phố Hồ Chí Minh (HAWA) triển khai với sự hỗ trợ của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO). Khóa đào tạo do HAWA phối hợp cùng Viện Phát triển Quản trị & Công nghệ (IMT) thực hiện.

Các học viên khóa học đến từ nhiều quy mô DN khác nhau, từ các nhà xuất khẩu lớn như Scansia Pacific, Woodsland, AA Corporation đến các DN nhỏ và vừa như Portland Furniture, Empire Furniture, cho thấy sự quan tâm ngày càng rộng rãi của ngành gỗ đối với việc nâng cao năng suất khối văn phòng.

Ông Nguyễn Duy Toàn, Ủy viên Ban chấp hành HAWA, cho biết trong hơn một thập kỷ qua, nhiều DN ngành gỗ đã áp dụng Lean tại nhà máy, nhưng ít công ty mở rộng sang hoạt động văn phòng và hành chính, nơi những bất cập như ra quyết định chậm, báo cáo dư thừa và phối hợp kém… vẫn thường làm giảm năng suất tổng thể. Chương trình đào tạo lần này hướng đến giải quyết trực tiếp các thách thức trên, mở rộng cách nhìn về Lean vượt ra khỏi phạm vi sản xuất. Từ đó, hỗ trợ DN nâng cao hiệu suất.

Tư duy Lean – Khởi đầu của mọi cải tiến

Xây dựng tư duy và văn hóa Lean là nền tảng trọng tâm. Tiến sĩ Huỳnh Bảo Tuân – Chuyên gia từ Viện IMT cho biết, tư duy Lean là triết lý nhằm tối ưu hóa nguồn lực và quy trình hoạt động bằng việc loại bỏ các yếu tố không tạo giá trị gia tăng, tức lãng phí. Cùng với đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, các học viên đã được thảo luận và thực hành các công cụ quản lý chất lượng như SIPOC và Gemba rồi đối chiếu lại với quy trình làm việc của chính mình, nhận diện các điểm chưa hiệu quả, và đề xuất hướng cải tiến.

Loại bỏ lãng phí là phần trọng tâm của khóa học. Học viên được hướng dẫn chi tiết về 8 loại lãng phí phổ biến trong văn phòng (downtime): lỗi, sản xuất thừa, chờ đợi, tài năng không sử dụng, vận chuyển, tồn kho, thao tác và xử lý thừa. Mỗi loại được phân tích qua ví dụ thực tế từ DN, giúp học viên nhận diện nhanh và áp dụng ngay vào công việc. Tiến sĩ Tuân khẳng định: “Cải tiến không phải là dự án lớn với ngân sách khổng lồ, mà là những thay đổi nhỏ, liên tục mỗi ngày, hướng tới mục tiêu “Nhanh hơn, dễ dàng hơn, rẻ hơn, tốt hơn”.

Khi công nghệ và bền vững cùng song hành

Khóa học cũng mang đến góc nhìn hiện đại về việc tích hợp công nghệ và phát triển bền vững trong triển khai Lean. Học viên được giới thiệu cách kết nối nguyên tắc Lean với hiệu quả môi trường và mục tiêu ESG, ứng dụng AI như ChatGPT trong nghiên cứu và cải tiến hoạt động, cũng như phương pháp MFCA (hạch toán chi phí dòng nguyên liệu theo tiêu chuẩn ISO 14051) để xác định chi phí ẩn và lãng phí môi trường. Thạc sĩ Lưu Nhật Huy – Giám đốc điều hành Viện IMT, giảng viên của chương trình nhận xét: “Những nội dung này giúp người học không chỉ cải tiến quy trình mà còn dẫn dắt thay đổi, hướng tới vận hành hiệu quả và có trách nhiệm hơn”.

Kết quả đánh giá từ 24 học viên cho thấy chương trình đạt hiệu quả cao: 100% đánh giá chất lượng tổng thể ở mức xuất sắc hoặc tốt. Hầu hết, các học viên đều khẳng định nội dung thực tế và có thể áp dụng ngay trong DN. Tính tương tác cũng được ghi nhận cao, với nhiều câu hỏi, chia sẻ ví dụ và tình huống thực tế từ công ty mình.

Trải qua 2 ngày tìm hiểu và thực hành, các học viên của chương trình được khuyến nghị chia sẻ kiến thức Lean với đồng nghiệp, bắt đầu từ tám loại lãng phí và tạo ra các chương trình cải tiến liên phòng ban, như tối ưu hóa quản lý cấu hình thiết kế, lập kế hoạch S&OP hay rút ngắn thời gian phê duyệt quy trình. Theo ông Nguyễn Chánh Phương, Phó chủ tịch HAWA, đây chính là bước lan tỏa đầu tiên để HAWA và IMT tiếp tục triển khai các chương trình hướng đến ứng dụng Lean nâng cao, lãnh đạo Lean cho cấp quản lý, tích hợp với khuôn khổ ESG và hệ thống cải tiến liên tục.

HAWA dự kiến mở rộng định dạng đào tạo sang đánh giá toàn diện DN, chỉ ra đề án cải tiến, hỗ trợ chuyên sâu, hướng đến tối ưu hóa toàn diện từ văn phòng đến chuỗi cung ứng và vận hành. “Hy vọng Lean sẽ trở thành “ngôn ngữ chung” cho năng suất và bền vững trong DN gỗ, nơi mỗi cải tiến nhỏ hôm nay góp phần tạo nên giá trị lớn cho ngành ngày mai”, ông Phương nói.

Hà Phương